เมื่อเราจดทะเบียนเป็น ผู้ประกอบการในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แล้ว เราจะมีหน้าที่ที่ต้องจัดทำเอกสารต่างๆเพิ่มขึ้น เช่น ใบกำกับภาษีขาย หรือรายงานภาษีขาย เป็นต้น ดังนั้นใบกำกับภาษีจึงเป็นเอกสารที่สำคัญที่เราต้องทำความรู้จัก ทำความเข้าใจ และจัดทำให้ได้อย่างถูกต้องครบถ้วนตามหลักของกรมสรรพากร เพื่อลดความเสี่ยงในเรื่องของเบี้ยปรับเงินเพิ่มที่อาจเกิดขึ้นได้ ในกรณีที่เราจัดทำเอกสาร หรือยื่นภาษีผิดพลาดไป วันนี้ Accounting Journey จะพาท่านมาทำความรู้จักกับใบกำกับภาษีให้มากยิ่งขึ้น
ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) คืออะไร
ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) จะต้องออกให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือบริการ หรือได้รับจากผู้ขายสินค้าหรือบริการ ในการขายสินค้าหรือการให้บริการทุกครั้ง และต้องจัดทำในทันทีที่ความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น ไม่เช่นนั้นจะมีความผิด และมีเบี้ยปรับเกิดขึ้นได้ โดยใบกำกับภาษีมีดังนี้
- ใบกำกับภาษีขาย คือ ใบกำกับภาษีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) จะต้องออกให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือบริการในการขายสินค้าหรือการให้บริการทุกครั้ง ฝั่งผู้ออกใบกำกับภาษีจะเรียกว่า ใบกำกับภาษีขาย
- ใบกำกับภาษีซื้อ คือ ใบกำกับภาษีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ได้รับจากผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการจากการซื้อสินค้าหรือการใช้บริการ ฝั่งผู้ได้รับใบกำกับภาษีจะเรียกว่า ใบกำกับภาษีซื้อ
ผู้มีหน้าที่ออกใบกำกับภาษีคือใครบ้าง
ผู้มีหน้าที่ออกใบกำกับภาษีตามกฎหมายได้แก่บุคคลดังต่อไปนี้
- ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (มีใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ภ.พ.20)
- ผู้ทอดตลาดที่มิใช่ส่วนราชการซึ่งขายทรัพย์สินของผู้ประกอบการจดทะเบียนโดยให้ออกใบกำกับภาษีในนามของผู้ประกอบการจดทะเบียนเจ้าของทรัพย์สิน
- กรณีผู้ประกอบการจดทะเบียนตั้งตัวแทนให้ขายสินค้าหรือให้บริการแทนผู้ประกอบการจดทะเบียน การออกใบกำกับภาษีโดยตัวแทนในนามของผู้ประกอบการจดทะเบียนนั้น ตัวแทนย่อมสามารถกระทำได้ตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด
- ผู้ประกอบการที่ได้รับยกเว้นการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มและได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มชั่วคราว ตามมาตรา 85/3 เช่น ผู้ประกอบการที่อยู่นอกราชอาณาจักร และได้เข้ามาขายสินค้าหรือให้บริการในราชอาณาจักรเป็นครั้งคราว
ออกใบกำกับภาษีได้เมื่อไหร่
เราสามารถออกใบกำกับภาษีได้เมื่อความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น ซึ่งความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถแยกพิจารณาได้ดังนี้
- การขายสินค้า เมื่อมีการส่งมอบสินค้า
- การให้บริการ เมื่อได้รับชำระค่าบริการ เว้นแต่ได้มีการออกใบกำกับภาษีหรือได้ใช้บริการก่อนที่จะได้รับชำระค่าบริการ ก็ให้ถือว่าความรับผิดได้เกิดขึ้นแล้ว
- การนำเข้า เมื่อได้ชำระอากรขาเข้า วางหลักประกันอากรขาเข้า หรือจัดให้มีผู้ค้ำประกันอากรขาเข้า เว้นแต่กรณีที่ไม่ต้องเสียอากรขาเข้าหรือได้รับยกเว้นอากรขาเข้าก็ให้ถือว่าความรับผิดเกิดขึ้นในวันที่มีการออกใบขนสินค้าตามกฎหมายว่าด้วยศุลกากร
- การขายสินค้าหรือการให้บริการในบางกรณี เช่น การขายสินค้าที่ไม่มีรูปร่างทั้ง สิทธิบัตร กู๊ดวิลล์ เครื่องหมายการค้า สัมปทาน หรือสินค้าที่มีลักษณะทำนองเดียวกัน ให้ความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้นเมื่อได้รับชำระราคาสินค้า เว้นแต่ได้มีการโอนกรรมสิทธิ์ หรือออกใบกำกับภาษีก่อนได้รับชำระราคาสินค้า ก็ให้ถือว่าความรับผิดได้เกิดขึ้นแล้ว
การออกใบกำกับภาษีแต่ละประเภท
ใบกำกับภาษีที่สามารถออกได้ มีด้วยกัน 2 ประเภท คือใบกำกับภาษีอย่างย่อ และใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ซึ่งใบกำกับภาษีทั้ง 2 ประเภทนี้ มีเงื่อนไขในการออกใบกำกับภาษีที่แตกต่างกัน
ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
ใบกำกับภาษีอย่างย่อ คือ ใบกำกับภาษีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ประกอบกิจการขายสินค้าในลักษณะขายปลีกหรือให้บริการในลักษณะบริการรายย่อยแก่บุคคลจำนวนมาก สามารถออกได้
รายการของใบกำกับภาษีอย่างย่อ
ใบกำกับภาษีอย่างย่อต้องมีรายการอย่างน้อย ดังต่อไปนี้
- คำว่า “ใบกำกับภาษี” ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด (ต้องระบุว่า “ใบกำกับภาษีอย่างย่อ”)
- ชื่อหรือชื่อย่อ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียน vat ที่ออกใบกำกับภาษี
- หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)
- ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือของบริการ
- ราคาสินค้าหรือราคาค่าบริการ โดยต้องมีข้อความระบุชัดเจนว่า “ได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่มไว้แล้ว”
- วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับ
- ข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด
รายการในใบกำกับภาษีอย่างย่อ ให้ทำเป็นภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษ เป็นหน่วยเงินตราไทยและใช้ตัวเลขไทยหรืออารบิค เว้นแต่ในกิจการบางประเภทที่มีความจำเป็นต้องทำเป็นภาษาต่างประเทศอื่นที่มิใช่ภาษาอังกฤษ ให้กระทำได้เมื่อได้รับอนุมัติจากอธิบดี
การจัดทำรายการในใบกำกับภาษีอย่างย่อ กฎหมายไม่ได้เคร่งครัดเช่นการจัดทำใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป เนื่องจากภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีอย่างย่อเป็นภาษีซื้อต้องห้าม ดังนั้นจึงสามารถ ขีด ฆ่า ลบ หรือแก้ไขให้ถูกต้องได้โดยไม่ผิดต่อบทบัญญัติของกฎหมาย
ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป
ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป คือ ใบกำกับภาษีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มอยู่ในบังคับจะต้องออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป
รายการของใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป
ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปต้องมีรายการอย่างน้อยตามที่กำหนดดังนี้
- คำว่า “ใบกำกับภาษี” ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด
- ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียน vat ที่ออกใบกำกับภาษี
- รายการ “สำนักงานใหญ่” หรือ “สาขาที่” ของสถานประกอบการที่ขายสินค้าหรือให้บริการของผู้ประกอบการจดทะเบียน vat
- ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
- รายการ “เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร” ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการซึ่งเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน vat (ถ้าผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการไม่ใช่ผู้ประกอบการจดทะเบียน vat ไม่จำเป็นต้องมีรายการนี้)
- รายการ “สำนักงานใหญ่” หรือ “สาขาที่” ของสถานประกอบการของผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการที่เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน vat (ถ้าผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการไม่ใช่ผู้ประกอบการจดทะเบียน vat ไม่จำเป็นต้องมีรายการนี้)
- หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)
- ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือของบริการ
- จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือของบริการ โดยให้แยกออกจากมูลค่าของสินค้า หรือของบริการให้ชัดเจน
- วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับ
- ข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด
รายการใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปข้างต้น เป็นสาระสำคัญของใบกำกับภาษี หากผู้ประกอบการจดทะเบียนออกใบกำกับภาษีโดยมีรายการไม่ครบถ้วน จะมีผลกระทบต่อผู้ออกและผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการที่ได้รับใบกำกับภาษี
วิธีการจัดทํารายการของใบกํากับภาษีแบบเต็มรูป
วิธีการจัดทํารายการของใบกํากับภาษีแบบเต็มรูป มีดังนี้
- รายการในใบกำกับภาษีให้ทำเป็นภาษาไทย เป็นหน่วยเงินตราไทย และใช้ตัวเลขไทยหรืออารบิค เว้นแต่ในกิจการบางประเภทที่มีความจำเป็นต้องทำเป็นภาษาต่างประเทศ หรือเป็นหน่วยเงินตราต่างประเทศให้กระทำได้เมื่อได้รับอนุมัติจากอธิบดี
- ใบกำกับภาษีอาจออกรวมกันสำหรับการขายสินค้าหรือการให้บริการหลายอย่างก็ได้
- ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปต้องมีรายการครบถ้วน
- รายการใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปจะต้องไม่มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลง
- การยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิมแล้วออกฉบับใหม่ ต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด
- วิธีการจัดทำใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด เช่น การจัดทำต้องเป็นวิธีการเขียนด้วยหมึก พิมพ์ดีด หรือทำให้ปรากฏขึ้นด้วยวิธีการอื่นในลักษณะทำนองเดียวกัน
การเก็บรักษาใบกำกับภาษีต้องทำอย่างไร
ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี ให้เก็บไว้ ณ สถานประกอบการที่จัดทำใบกำกับภาษี หรือสถานที่อื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดเป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันที่ได้จัดทำ และในกรณีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนเลิกประกอบกิจการให้เก็บรักษาใบกำกับภาษีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีหน้าที่ต้องเก็บรักษาอยู่ในวันเลิกประกอบกิจการต่อไปอีก 2 ปี
การเก็บใบกำกับภาษีและเอกสารหลักฐานอื่นที่ใช้ประกอบการลงรายงานภาษีซื้อให้จัดเก็บเรียงตามลำดับและตรงตามรายงานและเป็นไปตามหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด
สรุปเกี่ยวกับใบกำกับภาษี
ใบกำกับภาษี เป็นเอกสารที่หากผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจัดทำได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย จะเป็นเอกสารที่มีประโยชน์ทั้งฝั่งของผู้ออกใบกำกับภาษีและผู้รับใบกำกับภาษีเป็นอย่างมาก เพราะผู้รับใบกำกับภาษีจะสามารถนำไปใช้สิทธิทางภาษีได้ แต่หากจัดทำไม่ถูกต้องตามกฎหมายก็จะเกิดเบี้ยปรับและเงินเพิ่มกับทั้งผู้ออกใบกำกับภาษีและผู้รับใบกำกับภาษีได้ ดังนั้น หากผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มมีการวางระบบการออกเอกสารได้อย่างถูกต้อง มีการวางแผนและบริหารงานด้านภาษีมูลค่าเพิ่มให้มีประสิทธิภาพ ก็จะลดความเสี่ยงในเรื่องเบี้ยปรับเงินเพิ่มได้ ดังนั้น หากท่านใดต้องการวางแผนภาษี ท่านสามารถติดต่อสอบถามกับ Accounting Journey ทางเว็บไซต์, อีเมล admin@accounting-journey.co.th หรือโทร 080-9898-914 ได้ทุกวัน
